La mejor herramienta de documentación de TI de 2023

Reduzca las necesidades de soporte para administradores de TI, técnicos y socios tecnológicos.

Cada empresa tiene su infraestructura de TI personalizada. Imagine que un nuevo empleado recién comienza y necesita comprender la nueva infraestructura de su empresa, ¿cómo lo hace? La documentación es la respuesta. Lo mismo se aplica a los clientes que desean comprender el producto de software de una empresa.

La documentación se ocupa de mantener registros e información precisos sobre la infraestructura y el entorno de TI de una organización. No basta con almacenar esta información, sino que debe organizarse de forma que sea fácil de entender.

Cualquier empresa suficientemente grande necesita tener una documentación extensa de su infraestructura de TI. Esta documentación es útil para empleados internos, como administradores y técnicos de TI, o partes externas, como clientes y socios tecnológicos.

La documentación de TI elimina muchos dolores de cabeza de atención al cliente, tanto interna como externamente. Los empleados internos no siempre necesitarán comunicarse con el personal de TI para resolver problemas y las partes externas no siempre necesitarán molestar a su personal cuando los documentos puedan ayudarlos a resolver sus problemas.

Lo bueno es que existen muchas herramientas de software que ayudan a las organizaciones con la documentación de TI. Probamos muchas de estas herramientas para identificar las mejores. Seleccionamos a nuestros finalistas en función de factores importantes que incluyen facilidad de uso, características, precios, atención al cliente, rendimiento, etc. Estas herramientas tienen sus respectivas ventajas y desventajas pero, en general, son el mejor software de documentación de TI que puede conseguir.

Por qué puede confiar en TechRadar Pasamos horas probando cada producto o servicio que revisamos, para que pueda estar seguro de que está comprando lo mejor. Obtenga más información sobre cómo realizamos las pruebas.

Costo

El costo es la consideración principal al elegir cualquier software. Asegúrese de elegir una plataforma que pueda pagar a largo plazo para evitar problemas. Las herramientas de documentación de TI suelen cobrar una tarifa fija mensual o anual por usuario, por lo que es fácil identificar cuál puede pagar. Puede aprovechar el período de prueba gratuito para probar las funciones antes de tomar su decisión final.

Facilidad de uso

Su herramienta de documentación de TI debe ser fácil de usar o frustrará a los usuarios. Debería ser fácil escribir y publicar contenido. Debería ser fácil navegar por las diferentes funciones de la plataforma.

Colaboración

La documentación no es un trabajo de una sola persona. Se necesitan varias personas para redactar y organizar la documentación necesaria para la infraestructura de TI de su empresa. Por lo tanto, su herramienta de documentación debe respaldar la colaboración. Varias personas deberían poder trabajar en un documento simultáneamente. Debería ser fácil compartir contenido con otros usuarios.

A veces, un artículo necesitará la aprobación de varias partes interesadas antes de publicarse. La herramienta debe admitir un flujo de trabajo de aprobación o tener integraciones con herramientas de terceros que admitan esta función.

También presentamos las mejores herramientas de documentación de Active Directory.

NinjaOne es una amplia plataforma de gestión de TI. Sus características incluyen una herramienta de documentación para equipos de TI. Esta herramienta viene equipada con plantillas de documentación existentes diseñadas por profesionales. Puede elegir cualquiera de estas plantillas y editarlas según sus gustos.

El software de documentación de NinjaOne está estructurado y estandarizado. Puede organizar su documentación en diferentes módulos, lo que facilita la edición de quien desee. Esta plataforma ofrece almacenamiento seguro de archivos, por lo que puedes cargar cualquier archivo que desees y estar seguro de que está seguro.

Puede estandarizar el proceso de documentación creando listas de verificación que cualquier escritor o técnico pueda seguir antes de publicar artículos. Esta plataforma ofrece herramientas que facilitan la creación de una base de conocimientos para su infraestructura de TI.

Como administrador, puede monitorear todo el proceso de documentación desde un único panel y obtener información sobre qué equipos tienen buena documentación o no.

Lo bueno de NinjaOne es que combina documentación, emisión de tickets y gestión de terminales en una sola plataforma. Por lo tanto, puede utilizar la misma plataforma para atender las solicitudes de los clientes y crear documentación para ellas.

Esta plataforma no tiene precios estándar; la factura final depende de las funciones que desee y deberá comunicarse con el equipo de ventas para obtener una cotización personalizada.

IT Glue es una plataforma de gestión de TI ofrecida por Kaseya, una empresa de software estadounidense. Al igual que la mayoría de las plataformas de gestión de TI, ofrece herramientas para gestionar la documentación.

IT Glue proporciona un marco de documentación estructurado que cualquier empresa puede adoptar y personalizar según sus gustos. Este marco facilita la organización de la documentación de su infraestructura de TI en lugar de comenzar desde cero. Le brinda la base para organizar artículos y manuales sobre diferentes aspectos de su infraestructura de TI.

IT Glue admite la colaboración, por lo que varias personas pueden trabajar en los mismos documentos y realizar cambios que otros verán en tiempo real. Puedes elegir qué documentos compartir, cuáles no y tener control total sobre quién puede ver los que compartes. IT Glue facilita compartir documentos con partes internas y externas.

Esta plataforma tiene una interfaz intuitiva y una amplia integración con herramientas de terceros para una funcionalidad adicional. El precio comienza desde $29 por usuario por mes para al menos 5 usuarios.

Como sugiere el nombre, ProProfs proporciona software para ayudar a su empresa a crear una base de conocimientos. Con una base de conocimientos dedicada, puede reducir la cantidad de solicitudes de boletos por parte de los clientes. Los precios comienzan desde $79 por usuario por mes, o $588 por usuario facturado anualmente, lo cual es caro. Pero el precio puede valer la pena si reduce los costos de atención al cliente en un margen significativo.

Puede aprovechar la prueba gratuita de 15 días para probar las funciones de esta plataforma antes de tomar su decisión final. No se necesitan datos de la tarjeta de crédito para iniciar la prueba gratuita.

ProProfs facilita la creación y gestión de su documentación en línea. Es un sistema de gestión de contenidos para artículos sobre sus productos, servicios y procesos; podrás proporcionar instrucciones paso a paso sobre diferentes aspectos y respuestas a preguntas frecuentes. Varias personas pueden colaborar en el mismo documento para que sea lo más detallado posible.

Esta plataforma es útil para documentación tanto interna como externa. Puede utilizar plantillas de documentación existentes diseñadas por expertos o crear las suyas desde cero. Puede importar y exportar tantos archivos como desee para crear documentación detallada.

ClickHelp es una poderosa herramienta de documentación en línea. Facilita la creación de una base de conocimientos y un sitio web de documentación para sus herramientas de software internas o externas. Esta plataforma le permite publicar diferentes tipos de contenido, incluidos videotutoriales, guías, encuestas, cuestionarios, etc. Puede personalizar en gran medida la interfaz de usuario, por ejemplo, utilizando los colores de su marca para que los clientes se sientan como en casa.

ClickHelp es una plataforma de marca blanca, por lo que puede alojar la documentación en su propio nombre de dominio. Lo bueno de esta herramienta es que puedes importar archivos fácilmente desde otras herramientas de documentación. Por lo tanto, migrar desde otra herramienta de documentación a ClickHelp no es difícil.

ClickHelp admite la colaboración, por lo que varias personas pueden trabajar en el mismo documento simultáneamente. Tiene acceso completo al historial de versiones y auditorías detalladas sobre cualquier cambio realizado en un documento. Puede administrar varios sitios web de documentación desde la misma cuenta.

Los precios comienzan desde $175 al mes para proyectos ilimitados, 2 contribuyentes y 5 GB de almacenamiento de archivos. El plan más alto cuesta $580 al mes y admite proyectos ilimitados, 10 contribuyentes y 30 GB de almacenamiento de archivos. Puede agregar más almacenamiento por una tarifa adicional.

Portal de TI es un nombre que se explica por sí mismo. Ofrece un portal para que las empresas creen y administren su documentación de TI. Puede usarlo para guardar documentos sobre cada aspecto de su pila de TI y cualquiera puede encontrar fácilmente la información que necesita. Por ejemplo, puede documentar todos los dispositivos que se ejecutan en su red y el software que se ejecuta en ellos, para que el personal de TI siempre pueda acceder a los datos que necesita.

Puede utilizar esta herramienta para registrar suscripciones, cuentas de soporte e inicios de sesión de credenciales para su organización, y cualquier persona autorizada puede verlos. Esta plataforma te permite importar archivos y documentos de otras plataformas similares. Puedes controlar quién tiene acceso a datos específicos o no.

Esta herramienta se utiliza mejor para documentación interna en lugar de externa. El precio comienza desde $20 por usuario por mes para entre 25 y 25 usuarios. El precio unitario disminuye cuanto más usuarios agrega (hasta $14 por usuario por mes). No hay una prueba gratuita, pero hay un período de garantía de devolución de dinero de 30 días para solicitar un reembolso si no está satisfecho con su servicio.

1. Importar/exportar

La plataforma debería permitir a los usuarios importar documentos desde otros lugares o exportarlos a otras plataformas. Cuando una empresa decide adoptar una herramienta de documentación, probablemente ya tenga un archivo de documentos que necesita importar a la nueva plataforma. De manera similar, en algunos casos necesitan exportar documentos a otros lugares, por ejemplo, para enviarlos a contratistas o imprimirlos en papel.

Una buena herramienta de documentación debería admitir la importación y exportación de archivos en diferentes formatos, por ejemplo, PDF, Word y Markdown.

2. Función de búsqueda

La documentación es como un libro de texto. El lector no necesariamente necesita leerlo todo; es posible que solo necesiten algunas piezas relacionadas con su problema. Por lo tanto, su plataforma debe ofrecer una función de búsqueda que permita a los lectores buscar exactamente qué partes de la documentación desean.

3. Historial del documento y control de versiones.

Debería poder acceder a versiones anteriores de un documento y su historial de edición. Esta función evita que pierda información relevante si cometió un error y le permite controlar quién realizó cambios en un documento. Siempre puedes volver a una versión anterior de un documento si lo deseas.

Hemos presentado las mejores herramientas de gestión de TI.

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Stefan siempre ha sido un amante de la tecnología. Se graduó con una maestría en ingeniería geológica, pero pronto descubrió que tenía una habilidad especial para escribir. Entonces decidió combinar sus pasiones recién descubiertas y las de toda su vida para convertirse en escritor sobre tecnología. Como redactor de contenidos independiente, Stefan puede desglosar temas tecnológicos complejos, haciéndolos fácilmente digeribles para el público no especializado.

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